Ev. Kirche der Pfalz
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Selbstkontrolle von Personalkosten in Kindergärten – Vereinbarung über Kriterien für ein Controlling-Instrument

11Gemeint sind auch Kindertagesstätten mit erweiterter Altersmischung (0-6, 6-12 und 0-12 Jahre), aber nicht Horte und „andere Kindertagesstätten“ lt. 2KitaG (Krippen und Spiel- und Lernstuben).
1Die zwischen dem Land, den Kommunen und freien Trägern vereinbarte Übergangsregelung zur Lösung der aktuellen Finanzierungsprobleme der kirchlichen Träger von Kindergärten ist mit der Zusage verbunden, in Selbstverpflichtung aller Träger ein einheitliches „Controlling“ für die Personalkosten einzuführen. 2Dieses Instrument soll wirksam dazu beitragen, Qualitätssicherung für den Bestand sowie für die bedarfsgerechte Weiterentwicklung der Kindergartenarbeit in konsequenter Beachtung der Grundsätze von Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten. 3Die Verantwortung hierfür liegt bei den Einrichtungen und ihren Trägern. 4Die ihnen durch Landesrecht (Kindertagesstättengesetz und Landesverordnung) eingeräumten Gestaltungsmöglichkeiten bleiben unangetastet.
1Die nunmehr vereinbarten Richtgrößen orientieren sich an fachlichen Erfahrungen der Praxis, mit deren Hilfe die jeweils eigene Situation der Einrichtung im Sinne von Selbstevaluation transparent erfasst, gemessen und bewertet werden können. 2Festgestellte Abweichungen von den Richtwerten geben Anlass, die eigene Situation sorgfältig zu bedenken und auf ihre Rechtfertigung zu untersuchen. 3Evtl. zu ziehende Konsequenzen liegen in der Gestaltungsverantwortung des Trägers.
1Ohne Berücksichtigung von Sach- und Verwaltungskosten beschränkt sich das Controlling-Instrument auf die besonders finanzierungsrelevanten Kosten des Personals. 2Dessen Arbeit bezieht sich im komplexen Aufgabenrahmen von Erziehung, Bildung und Betreuung (vgl. § 22 Abs. 2 SGB VIII) auf vielfältige Funktionen – von der Arbeit mit Kindern über Leitung, Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Reflexion der Arbeit, Weiterbildung, Beratung, Kooperation mit Behörden und anderen Institutionen bis hin zur Eltern- und Gemeinwesenarbeit. 3Diese sind im Interesse einer leistungs- und wirtschaftlichkeitsbezogenen Gesamtbeurteilung in der jeweiligen Einrichtung differenziert zu ermitteln und zu bewerten.
1Der Personalbedarf kann für die einzelnen Aufgaben getrennt ermittelt werden. 2Für die Abbildung des Personalbedarfs ist folgende Aufteilung sinnvoll:
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die Arbeit mit den Kindern (Betreuungszeit – BZ), vgl. Abschnitt A
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die Tätigkeiten, die die Voraussetzungen für die Arbeit mit den Kindern schaffen (Verfügungszeit – VZ und Leitungsstunden), vgl. Abschnitt B
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weitere personalkostenrelevante Faktoren, vgl. Abschnitt C
Erläuterungen zu den in den Abschnitten A – C verwendeten Parametern und ein Berechnungsbeispiel sind in einem Anhang zusammengefasst.
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A. Arbeit mit Kindern

1Der Personalbedarf für die direkte Arbeit mit den Kindern ist abhängig einerseits von den Zeiten, in denen die Kindertageseinrichtung für Kinder geöffnet ist (Öffnungszeit), und andererseits von der Anzahl der anwesenden Kinder. 2Berücksichtigung finden müssen außerdem besonderer Betreuungsbedarf der Kinder wie Altersstruktur, Behinderungen, Zugehörigkeit zu einer anderen Kultur, problematische Familiensituation und besondere Bedingungen der Einrichtung wie Lage in einem sozial schwierigen Einzugsgebiet, besondere räumliche Bedingungen.
1. Öffnungszeiten und Anzahl der anwesenden Kinder
1Die Öffnungszeiten sind die Zeiten, in denen die Einrichtung von Kindern besucht werden kann. 2Innerhalb der Öffnungszeiten lassen sich einzelne Phasen unterscheiden, deren Charakter Auswirkungen auf den Personalbedarf hat. 3Dabei hat sich folgende Einteilung als sinnvoll erwiesen:
1Kernzeit: Die Zeiten, in denen die überwiegende Anzahl der Kinder einer Regelgruppe anwesend ist (ab 13 Kindern). 2In dieser Zeit sollen in jeder Gruppe zwei Fachkräfte zur Verfügung stehen.
1Randzeit:Die außerhalb der Kernzeiten liegenden Öffnungszeiten. 2Der Personalbedarf in den Randzeiten orientiert sich an der Zahl der durchschnittlich anwesenden Kinder. 3Für bis zu je 10 Kinder muss 1 Fachkraft zur Verfügung stehen. 4Für die Betreuung von Ganztagskindern während der Mittagszeit beim Essen und Ruhen ist eine Relation von 1 Fachkraft für bis zu je 8 Kinder vorzusehen.
Dabei ist grundsätzlich zu beachten:
1Bei allen angegebenen Kinderzahlen handelt es sich um Durchschnittszahlen tatsächlich anwesender Kinder; diese werden dadurch ermittelt, dass das Besuchsverhalten der Kinder über einen Zeitraum von 4 – 6 Wochen in der Mitte des Kindergartenjahres (Januar/Februar) beobachtet wird. 2Die Zahl der anwesenden Kinder wird dabei im Halbstundentakt schriftlich festgehalten. 3Unabhängig von der Anzahl der anwesenden Kinder müssen aus versicherungsrechtlichen Gründen immer zwei Personen in der Einrichtung anwesend sein.
2. Besondere Bedingungen
1Erhöhter Betreuungsbedarf einzelner Kinder und spezielle Bedingungen der Einrichtung machen wegen der damit verbundenen pädagogischen Erfordernisse einen höheren Personaleinsatz erforderlich. 2Da nicht alle Situationen und Bedingungsfaktoren, die einen solchen erhöhten Personaleinsatz erfordern, erfassbar sind, werden im Folgenden nur einige besonders häufig vorkommende Situationen dargestellt. 3Der dafür erforderliche Personalbedarf wird als Orientierungswert, der an die jeweilige örtliche Situation angepasst werden kann, in pauschalen Stundenzuweisungen ausgedrückt.
Aufnahme von Kindern unter 3 Jahren:
1Für die ersten 2 Kinder unter 3 Jahren pro Gruppe sollen für jedes Kind je nach Alter der Kinder bis zu 5 Stunden pro Woche vorgesehen werden. 2Werden 3 oder mehr Kinder unter 3 Jahren pro Gruppe aufgenommen, soll eine angemessene Reduzierung der Gruppenstärke erfolgen.
Einrichtungen im sozialen Brennpunkt:
1Für jede Gruppe sollen pro Woche 7,5 zusätzliche Betreuungsstunden vorgesehen werden. 2Einrichtungen in sozialen Brennpunkten können sich nach § 5 der Landesverordnung als Spiel- und Lernstuben anerkennen lassen.
Aufnahme von wenig integrierten Kindern aus anderen Kulturkreisen:
Werden mehr als zwei wenig integrierte Kinder pro Gruppe aus anderen Kulturkreisen aufgenommen, sollen für jedes weitere Kind 2 Betreuungsstunden pro Woche vorgesehen werden.
Aufnahme behinderter Kinder:
Um das Ziel der Integration behinderter Kinder in die Regelgruppe als wichtige Vorstufe für eine Integration in die Gesellschaft erreichen zu können, sollen für jedes Kind mit einer wesentlichen Behinderung im Sinne des BSHG, die einen erhöhten Betreuungsaufwand verursacht, 7 Betreuungsstunden pro Woche vorgesehen werden.
Bei Vorliegen anderer Bedingungen, die einen erhöhten Personalbedarf verursachen, z. B. für die Betreuung von Kindern mit problematischem Verhalten, bei Nutzung von außerhalb der Einrichtung liegenden Räumlichkeiten oder für Zeiten, in denen regelmäßig erheblich mehr Kinder als im Durchschnitt anwesend sind (z. B. während der Weinernte), ist der zusätzliche Personalbedarf gesondert nachzuweisen und aufzuführen.
1Werden Kinder im Schulalter aufgenommen, ergibt sich ein höherer Personalbedarf hauptsächlich wegen der Notwendigkeit der Hausaufgabenbetreuung und der Probleme, die mit Eintritt in die Pubertät entstehen. 2Da diese aber in ihrer Auswirkung auf den Personalbedarf nicht allgemein zu beziffern sind, müssen die notwendigen zusätzlichen Fachkraftstunden im Einzelfall ermittelt werden.
Wenn mehrere besondere Bedingungen gleichzeitig vorliegen, muss der Personalbedarf auf der Basis einer Betrachtung der Gesamtsituation beurteilt werden.
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B. Tätigkeiten, die die Voraussetzungen für die Arbeit mit den Kindern schaffen

1. Verfügungszeit
1Der pädagogische und organisatorische Betrieb erfordert neben den für die Betreuung, Erziehung und Bildung notwendigen Fachkraftstunden zusätzliche Zeitressourcen. 2Zeiten für Vor- und Nachbereitung, für Teamgespräche zur Klärung organisatorischer und konzeptioneller Fragen, für Elternarbeit, für die Vorbereitung und Durchführung von Aktivitäten außerhalb der Öffnungszeiten werden üblicherweise als Verfügungszeit bezeichnet.
1Für den Anteil an Verfügungszeit gelten 23% der Gesamtarbeitszeit der pädagogischen Fachkräfte der Einrichtung als Richtwert. 2Die Gesamtarbeitszeit setzt sich zusammen aus Betreuungszeit und Verfügungszeit der pädagogischen Fachkräfte. 3Mit diesem Wert sind auch alle Arbeiten außerhalb der üblichen Arbeitszeit abgedeckt wie Elternabende, Feste oder andere Aktivitäten am Wochenende.
2. Leitungsstunden
1Ein Teil von Leitungsaufgaben ist unabhängig von der Größe der Einrichtung in jeder Kindertagesstätte zu erfüllen (Zusammenarbeit mit dem Träger und anderen Einrichtungen, Konzeptionsarbeit usw.). 2Andere Funktionen wie Personalführung, Elternarbeit und Verwaltung sind in ihrem Umfang hauptsächlich von der Größe der Einrichtungen abhängig. 3In der folgenden Stundentabelle ist beides berücksichtigt:
Einrichtungen mit
1 Gruppe
6 Stunden
2 Gruppen
9 Stunden
3 Gruppen
12 Stunden
4 Gruppen
15 Stunden
5 Gruppen
18 Stunden
6 Gruppen
21 Stunden
Ein außergewöhnlicher Aufwand, z. B. für
•
eine Kombination verschiedener Betreuungsangebote mit unterschiedlichen Öffnungszeiten
•
ein erhöhter Bedarf an Gemeinwesenarbeit
•
eine konzeptionell verankerte Vernetzung mit anderen sozialen Diensten
rechtfertigt eine Erhöhung der Leitungsstunden.
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C. Weitere personalkostenrelevante Faktoren

1. Vertretungskräfte
1Personalausfälle für kurze Zeiten sollen in der Regel ohne Einsatz von Vertretungskräften überbrückt werden. 2Allerdings sind dieser Möglichkeit enge Grenzen gesetzt, wenn das Personal nach den hier dargestellten Kriterien auf der Basis der durchschnittlich anwesenden Kinder berechnet wurde.
In folgenden Fällen soll eine Vertretung vorgesehen werden:
•
bei Ausfall in eingruppigen Einrichtungen
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bei voraussehbar längerfristigen Abwesenheiten wie Mutterschutzzeiten, Erziehungsurlaub
•
bei gleichzeitiger Abwesenheit mehrerer Fachkräfte.
In anderen Fällen ist nach den konkreten Umständen zu entscheiden, ob zur Aufrechterhaltung eines verantwortbaren Betriebs der Einrichtung die Einstellung von Vertretungspersonal notwendig ist.
2. Praktikantinnen, Praktikanten
1In den Kindertageseinrichtungen wird der größte Teil der Praktikumplätze vorgehalten, der für den Ausbildungsabschluss zur Erzieherin notwendig ist. 2Die Einstellung von Praktikantinnen ist bei der Berechnung des Personalschlüssels nicht zu berücksichtigen.
3. Wirtschafts- und Reinigungskräfte
Hauswirtschaftskräfte
1Wird in einer Kindertageseinrichtung Mittagessen gereicht, so kann dessen Zubereitung sehr unterschiedlich gehandhabt werden. 2Man kann grob drei Varianten unterscheiden, die einen je eigenen Personalbedarf im Hauswirtschaftsbereich bedingen.
In der Regel gelten folgende Richtwerte:
•
Frisch zubereitetes Essen:
bis zu 10 Kinder
10 Wochenstunden
von 11 bis zu 25 Kinder
20 Wochenstunden
von 26 bis zu 40 Kinder
30 Wochenstunden
Bei mehr als 40 Kindern kann die Stundenzahl entsprechend erhöht werden.
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Tiefkühlmahlzeiten mit frisch zubereiteter Ergänzungskost:
mindestens 10 bis maximal 20 Wochenstunden
•
Ausgabe von angeliefertem Essen:
mindestens 10 bis maximal 15 Wochenstunden.
In besonders begründeten Ausnahmesituationen kann von dieser Regelung abgewichen werden.
Reinigungskräfte
1Die Reinigung der Einrichtungen wird sehr unterschiedlich gehandhabt. 2In der Mehrzahl der Fälle sind sozialversicherungspflichtig eingestellte Kräfte eingesetzt. 3Hier haben sich als Durchschnittswerte bewährt:
• 1 Gruppe – 8-10 Wochenstunden
• 2 Gruppen – 13-18 Wochenstunden
• 3 Gruppen – 15-22 Wochenstunden
• 4 bis 6 Gruppen – 20-33 Wochenstunden.
Als Alternative kommt die Beauftragung einer Reinigungsfirma in Betracht.
4. Arbeitsrechtliche Faktoren
1Auswirkungen auf die Höhe der Personalkosten haben tarifliche Bestimmungen wie Eingruppierungsregelungen, Bewährungszeiten und Alter, Familienstand, Kinderzahl der Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen. 2Diese Faktoren entziehen sich jedoch im Wesentlichen der Beeinflussung durch den einzelnen Träger.
5. Sonstiges
Die Aufsplittung von Vollzeitstellen in Teilzeitstellen kann wegen höherer Lohnnebenkosten Mehrkosten verursachen.
1Die Gesamtzahl der Öffnungstage im Jahr beeinflusst den Personalbedarf und damit die Gesamtpersonalkosten. 2Wenn nicht mindestens zwei Drittel des durchschnittlichen Jahresurlaubs durch Schließtage abgedeckt werden können, ist zusätzliches Personal für die Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig. 3(1/48 des errechneten Personalbedarfs pro zusätzliche Öffnungswoche)
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Anhang

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Erläuterungen

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Zu A. Arbeit mit Kindern

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Zu 1. Öffnungszeiten und Anzahl der anwesenden Kinder

1Die Erfassung der durchschnittlichen Anwesenheiten der Kinder erfordert Zeit. 2Trotzdem soll die Anzahl der anwesenden Kinder jedes Jahr im angegebenen Zeitraum durchgeführt werden, damit die Daten bei einer Personalfluktuation, die eine Anpassung des Personalschlüssels an den tatsächlichen Bedarf erfordern, vorliegen. 3Ein Nebeneffekt ist, dass dadurch Informationen zur Entwicklung der Besuchsgewohnheiten der Kinder entstehen.
1Die für den Rechtsanspruch geltende Geburtstagsregelung bedingt große Auslastungsunterschiede zu Beginn und Ende des Kindergartenjahres. 2Um den Personaleinsatz dem dadurch verursachten unterschiedlichen Personalbedarf anzupassen, ist die Ermöglichung von Jahresarbeitszeitverträgen auf freiwilliger Basis zu prüfen.
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Zu B. Tätigkeiten, die die Voraussetzungen für die Arbeit mit den Kindern schaffen

1Die Arbeit mit den Kindern erfordert eine Arbeitskonzeption, Planung und Reflexion. 2Zu einem großen Teil muss diese im Team gemeinsam erfolgen. 3Die sogenannte Vor- und Nachbereitung genügt nicht, um den Betrieb einer Kindertageseinrichtung aufrechtzuerhalten. 4Der Betrieb einer Einrichtung hängt ebenso von einer angemessenen Wahrnehmung der Leitungsfunktion ab.
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Zu 1. Verfügungszeit

Um den konkreten Bedarf für die Verfügungszeit zu ermitteln, können für unterschiedliche Aufgaben jeweils Stundenpauschalen festgelegt werden.
1Die Verfügungszeit soll sich jedoch an dem für Betreuung notwendigen Zeitkontingent orientieren. 2Diese Berechnungsart hat folgende Vorteile:
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1Der Personalbedarf für die Betreuung enthält alle Bedingungen der Einrichtung wie Öffnungszeiten, Ganztagskinder, Kinder anderer Altersgruppen, ausländische Kinder etc. 2All diese Faktoren verursachen zugleich einen höheren Zeitaufwand für die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs.
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Eine Orientierung der Berechnung des Verfügungszeitkontingents am Betreuungszeitbedarf ist eine einfache und transparente Art der Ermittlung.
1Diese Regelung darf nicht verglichen werden mit der Festlegung einer Verfügungszeit von 25% des Regelpersonalschlüssels. 2Diese bisherige Praxis führte dazu, dass durch schwachen Nachmittagsbesuch de facto mehr als 25% der Arbeitszeit für Tätigkeiten außerhalb der Arbeit mit den Kindern zur Verfügung standen. 3Die so entstandenen zusätzlichen Verfügungszeiten entfallen durch die Personalbedarfsermittlung anhand der durchschnittlich anwesenden Kinder.
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Zu 2. Leitungsstunden

Die Hauptaufgaben der Leitung
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Verantwortung für die Entwicklung und Fortschreibung der Konzeption
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Personalführung (Dienstplangestaltung, Fortbildung, Praktikantenanleitung usw.)
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Zusammenarbeit mit dem Träger und anderen Einrichtungen
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Elternarbeit (Anmeldegespräche u.ä.)
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Zusammenarbeit mit Gremien, Gruppen und Initiativen im Gemeinwesen
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Repräsentation der Einrichtung
1sind nur mit entsprechenden Zeitressourcen zu erledigen. 2Die Ausweisung von Leitungsstunden präjudiziert nicht die personale Zuordnung von Leitungsfunktionen. 3Die sogenannte Leitungsfreistellung, d. h. die Einstellung von zusätzlichem Personal nur auf Grund der Anzahl von Gruppen, ist hinfällig.
1Aus der Verfügungszeit und den Leitungsstunden ergibt sich das Gesamtverfügungszeitkontingent einer Einrichtung. 2Seine Aufteilung und Nutzung soll in der Einrichtung entschieden werden. 3Klarzustellen ist, dass der Wert von 23% der Gesamtarbeitszeit plus Leitungsstunden als Gesamtkontingent gesehen wird und nicht als Verfügungszeitanspruch der einzelnen Mitarbeiterin.
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Zu C. Sonstige personalkostenrelevante Faktoren

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Zu 3. Wirtschafts- und Reinigungskräfte

Hauswirtschaftskräfte
1Aus pädagogischer und ernährungsphysiologischer Sicht ist frisch zubereitetes Essen für Kinder empfehlenswert. 2Speziellen Ernährungsbedürfnissen insbesondere wegen Allergien ist Rechnung zu tragen.
1Die Einrichtung von Ganztagsplätzen kann jedoch nicht davon abhängig gemacht werden, dass das Essen in der Einrichtung frisch zubereitet wird. 2Die auf den Ernährungsbedarf von Kindern zugeschnittene spezielle Tiefkühlkost ist hochwertig. 3Mit Zulieferern können Vereinbarungen getroffen werden, die die Bedürfnisse von Kindern berücksichtigen, so dass auch angemessene Ernährungsbedingungen geboten werden können, wenn das Essen nicht in der Einrichtung frisch zubereitet wird.
Reinigungskräfte
1Die Beauftragung einer Reinigungsfirma hat den Vorteil, dass durch Krankheit oder Urlaub keine Ausfälle entstehen. 2Fehlerhafte Ausführung kann reklamiert und muss beseitigt werden. 3Außerdem hat sich herausgestellt, dass diese Form die preiswerteste ist. 4Um ein gutes Zusammenwirken zwischen der Fremdfirma und der pädagogischen Einrichtung zu gewährleisten, sind mit der Beauftragung konkrete Vereinbarungen u.a. zu Zeitpunkt und Art der Ausführung zu treffen.
Dr. Jochen Buchter
Beauftragter der Evangelischen Kirchen
55116 Mainz
Bernhard Nacke
Katholisches Büro Mainz
55122 Mainz
Burkhard Müller
Landkreistag Rheinland-Pfalz
55116 Mainz
Dr. Gunnar Schwarting
Städtetag Rheinland-Pfalz
55116 Mainz
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